【レポート】凸と凹「マンスリーサポートプログラム」登録先向け集合研修vol.16を開催しました

第16回集合研修「仮想理事会」：テーマ「多忙な代表者とコミュニケーションを円滑にとるには？」

2023年6月21日(水) 10:30〜12:30

参加団体：あいの実、葵風、あゆみ（ホスト）、いぶき福祉会、ORGAN、コクレオの森、ソルウェイズ、Chance For All、ひだまり創、わくわーく／めぐる

●あゆみの団体紹介

当社のような中小企業においては、その規模から鑑みて、意志決定・事業活動に迅速化が求められ、また、代表者の決断・判断が企業の運営に直接効果が現れます。

とりわけ、私ども重症児・医ケア児さんをお預りする事業であれば、「命」をお預りすることとなるので、代表者とのかかわりは大企業・他業種と比べると、重要なものです。

一方、当社を含む業態では、代表者はマネージャーであるのはもちろん、配置上貴重な人員となるプレーヤーでもあります。

プレイングマネージャーである代表者は多忙を極める中、そのような代表者と円滑にコミュニケーションを取り、意思疎通を図らなければならない。

当社にとっては現時点で重要かつ喫緊の課題です。

社内では工夫を凝らして改善を試みてはいるものの、なかなか思っているほど解決できないのが実情です。

そこで、同業種であったり、比較的規模が同じような団体の方々からお知恵を拝借できればと思い、このテーマを考えました。

●グループワーク：あなたが「あゆみ」の職員だったら、どんな改善を考えますか？

ブレイクアウトルームに分かれてグループワークを行いました。

●参加者の提案・感想

・代表者（受け手）が回答しやすい相談・お伺いの形式にしている。具体的には「回答をYES/NOの二択式に誘導する質問」、もしくは「具体例をいくつか挙げて、それから選択してもらう回答方式」にすることを心がけている。

・伝えたい内容は箇条書きにして伝えるようにしている。

・代表の日常スケジュールを把握することで、つかまりやすい時間帯を確認している。

・連絡手法の具体的なご紹介。代表が確認するだけのチャネルを作る。タイムツリーやSlackなどがいいのでは？

・代表のスケジュールを共有した方がいいのでは？

・1on1ミーティングはやった方がいい。代表が難しければ、サポート役の管理者が行なってもいいのでは？

・代表の業務を周りの職員に委譲して、代表に時間的余裕を持ってもらっては？

等々がありました。

●まとめ

抜本的なアドバイスから具体的なツールのご紹介まで、非常に有用なお話を伺うことができて、貴重な体験ができました。

特に、日常業務に忙殺されて、改めて振り返ることが少なかった私にとりましても、自社を客観的に俯瞰することができました。

一方、みなさん方、社外の方々に当社の課題を真剣に考えていただいたことは大変恐縮しており、社内の人間が気づけなかった点を顕在化していただいたことは、本当にお礼申し上げます。

つまりは、対象が代表であっても、相手があることなので、いかに相手（代表）にとってわかりやすい、刺さりやすい方法・時間帯・工夫をすることだと思います。

主業務として、児童福祉・障がい者福祉があり、貢献事業として、子ども食堂を運営していますが、そこに共通していることは【利他の精神】です。

別に代表に対して忖度するつもりはありませんが、相手のためになること、相手がわかりやすくすることを少しでも意識することで、「聞いたつもり」「言いましたよね」ということがなくなり、かつ円滑な業務遂行が可能になると思います。

これからもトライ＆エラーで試行錯誤が続くと思いますが、前向きにがんばっていこうと思います。

みなさんにご披露できるほどの改善が見られれば、またご報告できればと思います。

文責：野村公禎（一般社団法人あゆみ）